Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji

Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji

Fundacja im. Kazimierza Pułaskiego (FKP) poszukuje doskonale zorganizowanej osoby, która jako Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji będzie wspierała organizację dorocznej międzynarodowej konferencji Warsaw Security Forum, 4-5 października 2022 r.

Współpraca odbywałaby się na podstawie umowy zlecenia. Preferowana data rozpoczęcia współpracy to maj 2022.

Do zadań Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji będą należały między innymi następujące zadania:

  • Współpraca z podwykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie audiowizualnych elementów konferencji oraz narzędzi zdalnego uczestnictwa w konferencji (w tym aplikacja mobilna)
  • Współpraca przy organizacji wydarzeń towarzyszących konferencji (spotkań bilateralnych, przyjęć i formatów roboczych)
  • Współpraca przy procesie rejestracji uczestników na konferencję
  • Współpraca przy koordynacji procesu transportu uczestników z oraz na lotnisko do miejsca konferencji;
  • Wybór usługodawców, negocjowanie warunków współpracy
  • Koordynacja i dbałość o zapewnienie wysokich standardów związanych z wymogami Health&Safety
  • Przygotowywanie, drukowanie i zarządzanie materiałami informacyjnymi niezbędnymi do sprawnej obsługi wydarzenia
  • Komunikacja z przedstawicielami miejsca konferencji w zakresie szczegółów i potrzeb, zapewnienie wymagań na miejscu i koordynacja prób przed wydarzeniem
  • Współpraca przy koordynacji działań zaangażowanych podmiotów w miejscu i dniach konferencji
  • Zarządzanie pracą podległych wolontariuszy
  • Utrzymywanie aktualnej wiedzy na temat procesów wewnętrznych dot. organizowanego wydarzenia,
  • Ścisła współpraca z zespołem i wspieranie zespołu w innych pracach.

Wymagania:

  • Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. C1)
  • Doświadczenie w organizowaniu imprez, agencji turystycznej lub obsłudze klienta mile widziane
  • Dobra znajomość pakietu Microsoft Office oraz narzędzi pakietu Google Workspace
  • Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie
  • Umiejętność pracy pod presją
  • Dyspozycyjność w miesiącach maj-październik (do dnia 7 października włącznie)
  • Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
  • Doskonałe umiejętności organizacyjne
  • Zaangażowanie i elastyczność
  • Duża samodzielność i odporność na stres
  • Wysoka kultura osobista;

Oferujemy:

  • Możliwość zdobycia doświadczenia w najlepszym think-tanku z zakresu obronności i bezpieczeństwa narodowego w Polsce (Casimir Pulaski Foundation – No. 1 Defense and National Security Think Tank in Poland according to 2019 Global Go To Think Tank Index Report).
  • Możliwość pracy w dynamicznym, międzynarodowym i przyjaznym środowisku – czynnik ludzki to u nas połowa satysfakcji każdego dnia!
  • Możliwość rozwoju sieci kontaktów poprzez współpracę przy organizacji największej w Europie Środkowo-Wschodniej konferencji poświęconej polityce międzynarodowej i bezpieczeństwu.
  • Umowę zlecenie (na okres ok. 6 miesięcy)

Proces aplikacji:

Warunkiem aplikacji na to stanowisko jest wypełnienie formularza aplikacyjnego w języku angielskim.

Termin składania aplikacji: 19 kwietnia 2022 roku

Zgłoszenia nadesłane w inny sposób nie będą rozpatrywane.

W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt mailowy: office@pulaski.pl

Prosimy o tytułowanie maila „Asystent/asystentka ds. organizacji konferencji”